Лекції

перша лекція

1. Лекція №1

MS Excel 2010. Загальні відомості.

Що таке електронна таблиця? Термін електронна таблиця використовується для визначення простої у використанні комп'ютерної програми, призначеної для обробки даних. Обробка включає в себе:

  • проведення різних обчислень з використанням потужного апарату функцій і формул;
  • отримання вибірки даних, які відповідають певним критеріям;
  • побудова графіків і діаграм;
  • статистичний аналіз даних.

Основна перевага і відмінність електронних таблиць полягає саме в простоті використання засобів обробки даних. І хоча засоби обробки даних за своїми можливостями можуть зрівнятися з базами даних, робота з ними не вимагає від користувача спеціальної підготовки в області програмування.

Ви можете вводити в таблиці будь-яку інформацію: текст, числа, календарні дати і час, формули, малюнки, діаграми, графіки. Вся введена інформація може бути оброблена за допомогою спеціальних функцій.

В Excel вмонтовано настільки потужний апарат математичної статистики, так що ви можете займатися статистичним моделюванням.

За допомогою графічних засобів Excel можно малювати, будувати графіки та діаграми.

На екрані розташовані такі об'єкти: стрічка, рядок формул, поле імені, рядок стану, смуги прокручування.

Після запуску Excel на екрані з'являється робоча книга Книга1, яка містить 3 робочих листи. Робочі книги - це файли MS Excel, які можуть містити один або декілька робочих листів. Такі файли мають розширення - xls. Робочий лист - це власне електронна таблиця, основний тип документа, що використовується в Excel для зберігання і маніпулювання даними. Він складається з клітинок, організованих у стовпці і рядки, і завжди є частиною робочої книги. Клітинка - це основний елемент електронної таблиці лише в ній може міститися якась інформація (значення або формула).

структура клітинки
Структура клітинки Excel:

1-й рівень містить видиме на екрані зображення (тобто відформатований текст або результат обчислення формули).

2-й рівень містить формати клітинки: формат чисел, календарних дат, шрифти, вирівнювання тексту в клітинці, вид рамки, фонове забарвлення клітинки.

3-й рівень – це рівень змісту, саме тут міститься значення клітинки, яке може складатися з тексту, числа, календарної дати чи вбудованих функцій.

4-й рівень – службовий, він може містити ім'я клітинки, це ім'я може використовуватися в формулах і функціях, при цьому забезпечується абсолютна адресація даної клітинки, також тут знаходиться інформація про захист клітинки від змінювання.

5-й рівень містить примітки до даної клітинки (довільний текст). Якщо клітинка містить примітку, то в правому верхньому куті з'являється відмітка, якщо навести курсор на таку клітинку, то текст примітки випливе біля курсору.

Кожна клітинка має адресу: яка складається з імені стовпця і номеру рядка. Наприклад: А1- це  адреса верхньої лівої клітинки на робочому листі.

Блоки клітинок. Для роботи з кількома клітинками відразу необхідно виділити блок. Це виконується так: клацнувши на клітинці і утримуючи кнопку миші, протягніть по аркушу покажчиком. При цьому буде виконано виділення суміжних клітинок. Блок описується двома адресами, розділеними знаком двокрапки - адресою верхньої-лівої і нижньої-правої клітинок. Наприклад, блок: A2:D4 містить 12 клітинок з 4-х стовпчиків (A,B,C,D) і 3 рядків(2,3,4).

Введення і редагування даних

Для введення інформації в задану клітинку потрібно встановити на неї курсор, натиснувши мишею. Після цього можна починати вводити дані. З введенням першого символу ви переходите в режим введення, при цьому в рядку стану відображається слово «Ввод». Режим введення завершується натисканням клавіші ENTER, або клавішами переміщення курсору.

При введенні даних вам напевно доведеться зіткнутися з проблемою вставки порожнього рядка чи порожнього стовпця в таблицю. В Excel ця проблема вирішується таким чином: натисніть мишею на заголовку стовпця, перед яким ви збираєтеся вставити порожній стовпець, у результаті чого він буде повністю виділений. Натисніть праву кнопку миші: з'явиться список команд. Виберіть команду «Добавить». З'явиться новий стовпець. Можна вставити стовпець також наступним способом: встановіть маркер в якій-небудь клітинці стовпця, перед яким потрібно вставити новий стовпець і виконайте команду «Вставка» | «Столбец». Аналогічно для вставки рядка виконайте команду «Вставка» | «Строка».

Крім стовпців і рядків у таблицю можна вставляти і нові клітинки. Для цього виконайте команду «Вставка» | «Ячейка».

Редагування. Якщо інформація вже введена в клітинку і потрібно лише додати чи скорегувати раніше введені дані, двічі натисніть мишею на потрібній клітинці чи натисніть клавішу F2.При цьому ви переходите в режим введення і можете внести необхідні зміни.

Ви можете відновити вміст клітинки перервавши режим введення комбінацією клавіш Ctrl+Z, або натиснувши Esc, або натисканням мишею на червоному хрестику, розташованому в рядку введення.

рядок введенняРядок введення. Смуга під стрічкою Microsoft Excel, використовується для відображення 3-го рівня клітинки. Цей рядок, так само як і клітинка, може використовуватись для вводу чи редагування значень, або формул у клітинках. Саме в цьому рядку ви завжди побачите, що саме містить клітинка: постійне значення чи формулу.

Форматування даних

Дані в Excel виводяться на екран у певному форматі. За замовчуванням порожні клітинки знаходяться в форматі «Загальний». При введенні даних в клітинку, Excel розпізнає інформацію і автоматично форматує її як число, формулу, календарну дату, години доби, а все інше інтерпретується як текст. У разі, коли інформація розпізнана і автоматично відформатована, вона вирівнюється по правому краю клітинки. Текст вирівнюється в клітинці по лівому краю.

 Можна змінити формат подання інформації у виділених клітинках. Для цього виконайте команду «Формат» | «Ячейки». З'явиться вікно діалогу "Формат ячеек", в якому можна задати потрібний формат даних.

У лівій частині вікна діалогу "Формат ячеек" у списку «Числовые форматы» наведені назви всіх використовуваних в Excel форматів. Для формату кожної категорії наводиться список його кодів. У правій частині вікна ви можете переглянути всі форматні коди, які використовуються для представлення на екрані інформації.

Для подання даних ви можете використовувати вбудовані форматні коди Excel чи ввести свій (користувацький) код формату. Для введення форматного коду виберіть рядок «все форматы» і введіть символи форматного коду в поле введення «Тип».

Текст, введений в клітинку ви можете форматувати в цілому, або окремі символи чи фрагменти тексту.

Ряди даних

В Excel розроблений механізм введення рядів даних. Під рядами даних маються на увазі дані, що відрізняються один від одного на фіксований крок. При цьому дані не обов'язково повинні бути числовими.

Для створення рядів даних виконайте наступні дії: Введіть у клітинку перший член ряду і виділіть область, де буде розташовано ряд. Для цього потрібно підвести покажчик миші до чорної точки в правому нижньому куті виділеної клітинки (у цей момент білий хрестик переходить у чорний) і натиснути ліву кнопку миші. Далі, утримуючи кнопку миші, виділіть потрібну частину рядка або стовпця. Після того як ви відпустите кнопку миші, виділена область заповниться даними ряду.

ряд-1ряд-2ряд3

Такий простий процес введення називається автозаповненням.

Можна побудувати ряд даних і іншим способом, якщо вказати крок побудови. Для цього потрібно ввести вручну другий член майбутнього ряду, виділити обидві клітинки і потім, скориставшись тим же правим-нижнім кутом виділення, продовжити виділення до потрібної області. Дві перших клітинки, введені вручну, задають крок ряду даних.

Наприклад, арифметичний ряд з кроком -0,5: 

ряд-4

ряд-5

Так можна працювати і з будь-яким текстом:

ряд-текст1

ряд-текст2

Для заповнення суміжних клітинок прогресіями використовуйте команду Прогрессия.(стрічка Главная група Редактирование список Заполнить) З'явиться вікно діалогу «Прогрессия», в якому ви можете встановити визначити потрібні параметри.

Поле імені знаходиться в лівому кінці рядка введення. Використовуйте поле імені для призначення імені активній клітинці чи виділеному блоку. Для цього клацніть на полі імені, введіть туди ім'я та натисніть ENTER. Такі імена можна використовувати при написанні формул чи при побудові діаграм. Також поле імені можна використовувати для переходу до пойменованої клітинки чи блоку. Для цього відкрийте список і виберіть з нього потрібне ім'я, курсор автоматично переміститься до вибраного імені.

Копіювання даних здійснюється стандартним для середовища Windows способом: Виділіть те, що ви збираєтеся копіювати, натисніть Ctrl+Ins. При цьому виділений блок поміщається в буфер обміну. Після цього ви можете відновлювати вміст виділеного блоку в будь-якому додатку Windows.

Для вставки скопійованої інформації встановіть курсор в потрібне місце таблиці та натисніть Shift+Ins. При цьому відбувається копіювання інформації з буферу обміну в поточну клітинку.

Окрім стандартних засобів копіювання в Excel існує специфічна можливість копіювання формату клітинки. Для цього використовується спеціальна кнопка на Панелі форматування.

панель-формат

Створивши потрібний формат в одній із клітинок, потрібно виділити її, натиснути цю кнопку и потім виділити ті клітинки, які ви бажаєте від форматувати таким же чином.

Функції та формули

Основною перевагою електронної таблиці Excel є наявність потужного апарату формул і функцій. Будь-яка обробка даних у Excel здійснюється за допомогою цього апарату. Ви можете складати, множити, ділити числа, добувати квадратні корені, обчислювати синуси та косинуси, логарифми і експоненти. Крім суто обчислювальних дій з окремими числами, ви можете обробляти окремі рядки чи стовпці таблиці, а також цілі блоки клітинок. Зокрема, знаходити середнє арифметичне, максимальне та мінімальне значення, середньоквадратичне відхилення, найбільш ймовірне значення, довірчий інтервал і багато іншого.

Для зручності роботи функції в Excel розбиті по категоріях: функції управління базами даних і списками, функції дати і часу, інженерні функції, фінансові, інформаційні, логічні, функції перегляду і посилань. Крім того, присутні такі категорії функцій: статистичні, текстові та математичні.

За допомогою текстових функцій ви маєте можливість обробляти текст: витягати символи, знаходити потрібні, записувати символи в суворо визначене місце тексту та багато іншого.

За допомогою функцій дати і часу зможете вирішити практично будь-які завдання, пов'язані з урахуванням дати чи часу (наприклад, визначити вік, обчислити стаж роботи, визначити число робочих днів на будь-якому проміжку часу).

Логічні функції допоможуть вам створювати складні формули, які залежно від виконання тих чи інших умов будуть здійснювати різні види обробки даних.

У Excel широко представлені математичні функції. Наприклад, ви можете виконувати різні операції з матрицями: множити, знаходити зворотну, транспонувати.

У вашому розпорядженні знаходиться бібліотека статистичних функцій, за допомогою якої ви можете проводити статистичне моделювання.

Поняття формули

Формулою в Excel називається послідовність символів, що починається зі знака рівності "=". У цю послідовність символів можуть входити постійні значення, посилання на клітинки, імена, функцій або оператори. Результатом роботи формули є нове значення, яке виводиться як результат обчислення формули за вже наявними даними. Якщо значення в клітинках, на які є посилання у формулах, міняються, то результат зміниться автоматично.

Поняття функції

Функції в Excel використовуються для виконання стандартних обчислень у робочих книгах. Значення, які використовуються для обчислення функцій, називаються аргументами. Значення, що повертаються функціями як відповідь, називаються результатами. Крім вбудованих функцій ви можете використовувати в обчисленнях користувальницькі функції, які створюються за допомогою засобів Excel.

Щоб використовувати функцію, потрібно ввести її як частину формули в клітинку робочого листа. Послідовність, в якій повинні розташовуватися використовувані у формулі символи, називається синтаксисом функції. Всі функції використовують однакові основні правила синтаксису. Якщо ви порушите правила синтаксису, Excel видасть повідомлення про те, що у формулі є помилка.

Якщо функція з'являється на самому початку формули, їй повинен передувати знак рівності, як і у всякій іншій формулі.

Аргументи функції записуються в круглих дужках відразу за назвою функції та відокремлюються один від одного символом крапка з комою ";".

Як аргументи можна використовувати числа, текст, логічні значення, масиви, значення помилок чи посилання. Аргументи можуть бути як константами, так і формулами. У свою чергу ці формули можуть містити інші функції. Функції, що є аргументом іншої функції, називаються вкладеними. Деякі функції можуть мати необов'язкові аргументи, які можуть бути відсутні при обчисленні значення функції.

Майстер функцій

Excel містить більше 500 вбудованих функцій. Тому безпосередньо вводити з клавіатури у формулу назви функцій і значення вхідних параметрів не завжди зручно. У Excel є спеціальний засіб для роботи з функціями - Майстер функцій. При роботі з цим засобом вам спочатку пропонується вибрати потрібну функцію зі списку категорій, а потім у вікні діалогу пропонується ввести  значення параметрів функції, у відповідності до її синтаксису.

Майстер функцій викликається командою Вставка | Функції чи натисканням на кнопку Майстер функцій. Ця кнопка розташована на панелі інструментів Стандартна, а також у рядку формул.

Використання посилань і імен

Посилання однозначно визначає клітинку чи блок робочого листа. Посилання вказують у яких клітинках перебувають значення, які потрібно використовувати як аргументи. За допомогою посилань можна використовувати у формулі дані, що знаходяться в різних місцях робочого листа, а також використовувати значення однієї і тієї ж клітинки в кількох формулах.

Можна також посилатися на клітинки, що знаходяться на інших листах книги, в іншій робочій книзі, або навіть на дані іншого додатка. Посилання на клітинки інших робочих книг називаються зовнішніми. Посилання на дані в інших додатках називаються вилученими.

Ім'я - це буквений  ідентифікатор, який можна використовувати для посилання на клітинку, блок, значення або формулу. Створити ім'я можна в полі імені, або через меню «Вставка» - «Имя» - «Присвоить»...

Переміщення і копіювання формул

Після того як формула введена в клітинку, ви можете її перенести, скопіювати чи поширити на блок клітинок.

При переміщенні формули в нове місце таблиці посилання у формулі не змінюються, а клітинка, де раніше була формула, стає вільною. При копіюванні формула переміщується в інше місце таблиці, посилання змінюються, але клітинка, де раніше перебувала формула, залишається без зміни. Така зміна адрес називається модифікацією формули.

При копіюванні формул виникає необхідність керувати модифікацією. Для цього перед символами адреси клітинки або посилання встановлюються символи "$". Модифікуватися будуть  тільки ті атрибути адреси клітинки, перед якими не стоїть символ "$". Якщо перед усіма атрибутами адреси клітинки поставити символ "$", то при копіюванні формули вона не буде модифікуватись.

Наприклад, якщо в записі формули посилання на клітинку D7 записати у вигляді $D7, то при переміщенні формули змінюватиметься лише номер рядка "7". Запис D$7 означає, що при переміщенні змінюватиметься тільки символ стовпця "D". Якщо ж записати адресу у вигляді $D$7, то посилання при переміщенні формули на цю адресу не зміниться і така адреса називається абсолютною.

Якщо у формулі зазначений інтервал клітинок G3:L9, то керувати можна кожним із чотирьох символів: "G", "3", "L" і "9", поміщаючи перед ними символ "$".

Якщо символи $ не стоять перед усіма елементами адреси, то вона називається відносною. У відносних адресах відбувається модифікація: зсув на величину перенесення.