Практичне заняття 3

Кейс для роботи студентів (на основі лекції 3)

Проєкт: проведення університетської студентської науково-практичної конференції
Назва: «Інновації, сталий розвиток і цифрова трансформація»
Термін реалізації: 8 тижнів
Бюджетне обмеження: до 80 000 грн
Очікувані результати проєкту:

• не менше 150 учасників;
• 30–40 доповідей;
• програма конференції;
• електронний збірник тез;
• інформаційна кампанія;
• підсумковий звіт.

Завдання 1. Формулювання параметрів проєкту

На основі кейсу визначити:

1. мету проєкту;
2. 4–6 основних завдань;
3. не менше 4 контрольних точок (milestones);
4. основні обмеження проєкту;
5. відповідальних осіб/ролі в команді.

Форма результату

Заповнити таблицю:

Методичний акцент

Це завдання відповідає лекційному положенню про необхідність на початку планування встановити дати початку і завершення, бюджети, результати, внутрішні цілі-контрольні точки та відповідальних осіб.

Завдання 2. Побудова СРР / WBS проєкту

Побудувати декомпозицію робіт проєкту щонайменше до 3 рівнів.

Орієнтовна структура верхнього рівня

1. Ініціювання та організація
2. Підготовка програми
3. Робота з учасниками та спікерами
4. Інформаційна кампанія
5. Логістика і технічне забезпечення
6. Проведення заходу
7. Підбиття підсумків і звітність

Форма результату

Подати WBS у вигляді дерева або таблиці:

Методичний акцент

Лекція прямо визначає робочу структуру проєкту (WBS/СРР) як центральний елемент планування, що передує календарно-сітьовому плануванню. На схемі етапів планування спочатку визначаються цілі, рівень деталізації, структура проєкту, організаційна структура та структура продукту, після чого формується зведений план.

Завдання 3. Логічна послідовність робіт і сітьовий графік

Для 10–12 основних робіт:

1. визначити попередні та наступні роботи;
2. встановити логічні зв’язки;
3. побудувати спрощений сітьовий графік;
4. визначити контрольні точки.

Перелік робіт для аналізу

• розробка концепції конференції;
• затвердження тематики та формату;
• формування організаційного комітету;
• підготовка бюджету;
• підготовка інформаційного листа;
• запуск реєстрації учасників;
• запрошення спікерів;
• інформаційна кампанія;
• технічна підготовка платформи/аудиторії;
• формування фінальної програми;
• проведення конференції;
• підготовка підсумкового звіту.

Форма результату

Таблиця:

Методичний акцент

У лекції серед ключових завдань планування названо встановлення послідовності робіт для забезпечення логічності та ефективності їх виконання, а серед основних кроків — побудову планової діаграми (сіткового графіка).

Завдання 4. Календарний план (діаграма Гантта)

Оцінити тривалість основних робіт і сформувати календарний план проєкту на 8 тижнів.

Умова

Для кожної роботи визначити:

• тривалість;
• дату початку;
• дату завершення;
• відповідального виконавця.

Форма результату

Таблиця:

Після цього студенти наносять роботи на спрощену діаграму Гантта.

Методичний акцент

Лекційний матеріал акцентує, що після визначення структури робіт і логічних зв’язків необхідно визначити тривалість робіт та сформувати календарний план.

Завдання 5. Інтеграція ресурсного та кошторисного планування

Для 6–8 ключових робіт визначити:

1. трудові ресурси;
2. матеріальні/організаційні ресурси;
3. попередні витрати;
4. прив’язку витрат до календарного плану.

Форма результату

Додаткове питання

Які роботи є найбільш ресурсомісткими?
Які витрати виникають до початку проведення події, а які — після?

Методичний акцент

У лекції спеціально підкреслено взаємозв’язок календарного, ресурсного і кошторисного планування, а також наголошено, що планування строків, ресурсів і витрат має бути інтегрованим.

Завдання 6. Контроль виконання проєкту і коригувальні дії

Запропонувати систему контролю проєкту:

1. які показники слід моніторити щотижня;
2. які можливі відхилення можуть виникнути;
3. які коригувальні дії доцільно застосувати.

Форма результату

Орієнтовні показники

• дотримання строків;
• виконання бюджету;
• кількість зареєстрованих учасників;
• готовність програми;
• технічна готовність;
• готовність збірника тез.